3 sekrety skutecznych e-maili po niemiecku

Pisanie e-maili jest już dla nas tak normalne, jak kiedyś pisanie listów. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Pracując w biurze piszemy przeciętnie ok. 20 dziennie. Załóżmy, że jeden e-mail zajmuje 10 minut. Jest to łącznie 200 minut czyli ponad 3 godziny! Uwierzysz?!

Nie od dziś wiadomo, że od tego, jak będzie wyglądała nasza wiadomość e-mail, zależy zwykle to, czy odbiorca, na przykład klient czy szef na nią odpowie. Jak zatem pisać sprawniej, szybciej, konkretniej? Czy stać nas na to, aby robić błędy albo popełniać komunikacyjne gafy? Odpowiedź nasuwa się sama.

Skuteczne e-maile – czyli jakie?

Myślisz sobie – chcę pisać skuteczne e-maile, tak żeby czytający zrobił to, o co go proszę. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić, prawda? 😉 Nic bardziej mylnego! Metoda 3xT sprawi, że e-mailowanie stanie się dla Ciebie przyjemnością, a nie żmudnym elementem Twojej pracy. O co więc chodzi? Już spieszę z wyjaśnieniem. Otóż jest to skrót 3 angielskich słów: Title – tytuł, Text – tekst oraz Task – zadanie, czyli to co oczekujemy od danego odbiorcy.

T jak titel, czyli tytuł

Choć wydaje się to niemal oczywiste – szczególną uwagę powinniśmy zwracać na poprawne zatytułowanie e-maila. Jest to bardzo przydatne nie tylko ze względów praktycznych. Taką wiadomość łatwiej również odnaleźć na poczcie. Poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed rozpoczęciem lektury Twojej wiadomości na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracasz. Niedbale napisany temat e-maila może świadczyć np. o lekceważącym podejściu do odbiorcy, roztargnieniu lub „niechlujstwie” językowym. A tak na pewno nie chcesz być odebrany, prawda? No właśnie 😉 Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszej wiadomości, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

T jak text, czyli tekst

Jeśli chodzi o samą treść maila to pisz zwięźle i zrozumiałym językiem. Postaraj się do tego zastosować, a zobaczysz jak w prosty sposób możesz ułatwić sobie pracę. Naprawdę ważną kwestią jest zwięzłość przekazu. Czasy, kiedy ludzie czytali wszystko, co dostają na skrzynkę, minęły bezpowrotnie. Dziś czytamy raczej mniej niż więcej. Co za tym idzie? Bardzo skuteczną opcją jest punktowanie najważniejszych rzeczy w wiadomości. W ten sposób przykujesz uwagę czytelnika. Zwróć uwagę na to, żeby dostosować język do kultury swojego odbiorcy, organizacji, klienta. Dużo zależy tutaj od tego, jak to wygląda w Twojej codziennej korespondencji z klientami. Być może zamiast stosować formy Pan/Pani możesz sobie pozwolić na trochę „luźniejsze podejście”. Ułatw zadanie osobom, które czytają e-maile od Ciebie. Zamiast konfrontowania ich ze ścianą tekstu podziel ją na akapity, rozdziel je nagłówkami itd. Czytelność Twojego tekstu zwiększa szanse na zrozumienie przekazu.

T jak task, czyli zadanie, o wykonanie którego prosisz odbiorcę

Na tyle, na ile jest to możliwe, konkretyzuj to, czego oczekujesz od odbiorcy. Pisz przejrzyście, o jakie zadania do wykonania Ci chodzi itd. Warto wspomnieć o tym, że jeśli chcesz bezpośrednio i szybko załatwić jakąś sprawę to najlepiej skorzystaj z wszelkiego rodzaju popularnych komunikatorów, a nie e-maila. Unikniesz wtedy, jak to Niemcy pięknie ujęli, ping ponga e-mailowego (das Mail-Ping-Pong) i szybciej załatwisz sprawę. Odbiegniesz wtedy od oficjalnej i tradycyjnej formy maila zachowując jednocześnie formę pisemną.

A jak nasze polskie e-maile wyglądają względem niemieckich? Jakie są różnice? Na szczęście nie ma ich zbyt wiele. Póki co naliczyłam się 3 różnic, o których koniecznie musisz wiedzieć. Dzięki temu wzbudzisz w Niemcach sympatię i zrozumiesz, jak oni podchodzą do tematu korespondencji pisemnej. Na, neugierig? 😉 Jeśli chcesz iść na żywioł i wyeliminować wreszcie blokady gramatyczne i braki w słownictwie biurowych to zapraszam Cię na kurs „Niemiecki biznesowy„. Przyjrzymy się najważniejszym zagadnieniom, popracujemy nad Twoim stylem i wyniesiemy Twoją korespondencję na światowy poziom! 😉